E-Mails managen – so geht‘s

Wie jeder die Flut seiner E-Mails mit dem richtigen E-Mail-Management in den Griff bekommen kann, erklärt Leadership-Experte Joachim Simon

Braunschweig. Die Menge an E-Mails, die jeden Tag in den einzelnen Postfächern landen, scheint mehr und mehr Überhand zu nehmen. Mitarbeiter sind längst überfordert und Unternehmen suchen nach Wegen, diese Masse an Informationen einzudämmen. Doch was ist der beste Weg, damit jeder trotzdem weiterhin Kenntnis über Vorgänge behält, nichts vergisst und zeitgerecht antworten kann? Leadership-Experte Joachim Simon kennt Mittel und Wege, wie man seine E-Mails besser managen kann.

„Es lässt sich beobachten, dass selbst Kleinigkeiten über E-Mail laufen“, hebt Joachim Simon hervor. „Statt dieses zu tun, sollte man andere Alternativen nutzen wie zum Beispiel Messenger-Dienste oder einfach mal zum Hörer greifen. Sicherlich ließen sich E-Mails nicht komplett aus Unternehmen verbannen, doch könne man mit einer besonderen Struktur Ordnung und Übersicht in die tägliche E-Mail-Flut bekommen.

Sobald eine neue E-Mail im Mail-Ordner eintrifft, wird sie gelesen und meist in diesem Ordner belassen, wenn man sie nicht direkt abarbeiten kann. Das führt nach Meinung des Leadership-Experten dazu, dass man Mails mehrmals liest, um sich in Erinnerung zu rufen, was damit geschehen soll. Das führt zum einen zu einer immer schlechter werdenden Übersicht und zum anderen frisst es ein Mehr an Zeit. „Jede neue E-Mail kann direkt bearbeitet werden, indem man entscheidet, was damit passieren muss. Zur Umsetzung dafür eignen sich drei Ordner: ‚Action‘ für Dinge, die man selbst erledigen muss, ‚Wait‘ für Themen, zu denen man zum Beispiel noch auf eine Rückinfo wartet sowie ‚Archiv‘, wo die Mails abgelegt werden, die keiner weiteren Aktion bedürfen. Überflüssige Mails werden sofort gelöscht. Auf diese Weise hält man seinen Maileingang schlank und hat immer die Übersicht über seine To-Dos.“

Manche haben statt eines Archivs gerne beispielsweise Kundenordner. Dagegen sei natürlich nichts einzuwenden, so Simon, doch könne man sich auf die Filterfunktion der heutigen E-Mail-Programme durchaus verlassen und in nur einem einzigen Ordner gezielt nach Kundenmails suchen.

Weiter empfiehlt der Leadership-Experte, das Setzen von cc möglichst zu vermeiden, denn nicht jeder Gedankenaustausch müsse mit anderen geteilt werden. Ein weiterer wichtiger Punkt ist das klare Formulieren des Betreffs, damit der Inhalt dort bereist zugeordnet werden kann. Und wer viel unterwegs ist könne Wartezeiten vor Terminen oder bevor das Boarding losgeht effektiv nutzen, um seine Mails schon mal auf dem Smartphone in die drei Ordner vorzusortieren. Damit werde man nicht direkt am ersten Bürotag von der E-Mail-Flut erschlagen, sondern könne entspannter in den Tag starten.

„Am wichtigsten ist, dass man sich nicht von den E-Mails steuern lässt, sondern diese selbst steuert. Das sollte jeder zu einer bewussten Entscheidung machen“, schließt Joachim Simon, dessen Kunden bereits lange dieses Tipp beherzigen und erfolgreich umsetzen.